Transformação digital na contabilidade: o que fazer para transformar o escritório?

A transformação digital é a chave para a evolução da contabilidade, e não há como os escritórios se manterem indiferentes a ela. Entenda!

Considerada uma das áreas mais importantes no universo corporativo, a contabilidade é responsável por registrar, organizar e analisar informações financeiras. Todas as empresas precisam de um contador e cabe a esse profissional ajudar seus clientes a ter sucesso. 

Desde o seu surgimento, a área contábil foi se aprimorando ao longo dos anos, até que chegamos ao momento atual, em que o cenário de atuação dos escritórios contábeis dependem da digitalização.

Por quê essa necessidade? Hoje, nós vamos entender!

O que é transformação digital na contabilidade

A transformação digital na contabilidade é um movimento que trata da integração de novas tecnologias nos processos contábeis. Ela é fundamentada em três pilares: automação, cloud computing e proteção de dados.

A automação contábil envolve o uso de ferramentas tecnológicas para otimizar e agilizar as tarefas repetitivas. A cloud computing, o uso de soluções em nuvem para armazenar e gerenciar dados. Já a proteção de dados, assegurar que documentos, informações e processos se mantenham livres de quaisquer ameaças cibernéticas.

Juntos, esses três elementos formam a tríade da transformação digital. E essa trindade é, claro, pode ser completada também com outros componentes importantes, como mudança cultural e de mentalidade, e capacitação contínua.

Automação como motor de transformação para contabilidade digital

Quando falamos em automação, precisamos entender que ela só pode ser alcançada a partir de ferramentas. 

E por que consideramos a automação um dos pilares? Por que o uso dessas soluções geram impactos na forma como o contador atua, responde aos clientes e entrega resultados. 

Eficiência

O primeiro impacto, por exemplo, está atrelado à eficiência operacional. Muitos processos manuais podem ser automatizados, permitindo que o contador e o seu time interno tenham mais tempo de qualidade para desempenhar outras atividades ou atuar mais estrategicamente junto aos clientes. 

Redução de erros

O segundo, envolve a redução de erros e falhas. Por ser desempenhada a partir de sistemas automatizados, a probabilidade do escritório sofrer com incongruências é mínima quando comparada aos processos manuais.

Produtividade

O terceiro impacto está relacionado à produtividade. Uma vez que os profissionais utilizam ferramentas para automatizar e concluir as tarefas, o escritório pode produzir mais e melhor, além de conseguir abraçar e dar conta de novas demandas.  

Uso de informações

O quarto está atrelado à colaboração e compartilhamento de informações. Com um software que integra todos os departamentos em um só ecossistema, é possível automatizar a transmissão de informações contábeis entre os membros da equipe e os clientes. 

Redução de custos

Além dos outros quatro impactos, não podemos esquecer de mencionar a geração de economia que a empresa contábil alcança através da automação. O escritório torna-se capaz de reduzir custos operacionais e maximizar recursos (humanos e financeiros), além de evitar multas e penalidades por conta de atrasos ou incongruências. 

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Cloud computing como pilar de transformação digital na contabilidade

A cloud computing é uma tecnologia que revolucionou a forma como armazenamos e acessamos dados. Desde que foi anunciado que empresas e pessoas poderiam utilizá-la, se tornou a inovação-pilar para a modernização de modelos de negócio.

Atualmente, cerca de 82% das empresas brasileiras já aderiram ao uso da nuvem, seja para ganhar escala, reduzir custos ou aumentar a flexibilidade.

E assim como a automação contábil, por que ela entra como um dos pilares da transformação digital? Pela capacidade dos escritórios de contabilidade digital conseguirem mais autonomia para trabalhar!

Acessar dados fora do ambiente corporativo, ter acesso a mecanismos para recuperação de desastres, garantir atualizações contínuas, acessar ferramentas analíticas integradas. Essas são apenas algumas das possibilidades que apenas soluções em cloud proporcionam.

Proteção de dados para uma transformação digital contábil segura

A palavra “digital” está atrelada à virtualização das informações. Tudo que se torna digital fica concentrado em servidores virtuais e nuvens, então, é preciso que os escritórios garantam a proteção de dados, de modo que informações confidenciais não sejam prejudicadas por vazamentos, nem ataques cibernéticos.

Adotar medidas de proteção como firewalls, criptografia de dados e autenticação multifator são determinantes para certificar que informações fiquem protegidas em tempo integral. Não há como iniciar uma jornada de transformação se o pilar de segurança estiver em segundo plano.

Recentemente, um estudo divulgou que 40% das empresas brasileiras não têm políticas de cibersegurança. Inclusive, 15% das entrevistadas afirmam que não obrigam os colaboradores a cumpri-las. 

Como iniciar a transformação digital na contabilidade

Sabendo que a transformação para a contabilidade digital depende da tríade “automação + cloud computing + proteção de dados”, os escritórios devem adotar as seguintes medidas para iniciar a jornada:  

1- Avaliar e mapear processos para identificar quais podem ser automatizados

Pense em todas as atividades que você e a sua equipe realizam diariamente, desde o registro de transações financeiras até a geração de relatórios contábeis. 

Nessa lista, identifique quais tem maior impacto no seu fluxo de trabalho (como conciliações bancárias, cálculos de impostos, geração de folha de pagamento, entre outros), e selecione as tecnologias que ajudarão a automatizar esses processos. 

2- Investir em soluções em nuvem que atendem às necessidades do escritório

Invista em soluções de cloud que permitam acesso a dados e aplicações de qualquer lugar e a qualquer momento. Escolha serviços que garantem segurança de dados, compatibilidade com os sistemas atuais e fácil integração com as ferramentas que seu escritório já utiliza. 

Ah! Não esqueça de priorizar aquelas que incluem backup e recuperação de desastres em seu plano.

3- Criar políticas robustas de segurança e treinar os colaboradores

Implemente políticas de segurança, como criptografia de dados, firewalls e autenticação multifator, para proteger os dados contra ameaças. Realize também treinamentos com seu time sobre práticas seguras de uso de tecnologia, manuseio de dados confidenciais e navegação na rede. 

Como os assuntos que envolvem segurança precisam ser revistos de tempo em tempo, recomendamos que os treinamentos sejam realizados mês a mês.

Como a Contadores Digitais pode colocar seu escritório na rota da transformação digital contábil

O trabalho para a transformação digital na contabilidade, no entanto, não termina apenas na tríade automação, cloud computing e proteção de dados. 

Novas tecnologias e metodologias de trabalho são desenvolvidas a todo momento, exigindo que os escritórios continuem estudando e se aprimorando continuamente para acompanhar todas as mudanças. 

Em nosso programa Transformação Digital Master, mostramos quais são as iniciativas que os escritórios precisam praticar para desempenhar a contabilidade digital com excelência, e conquistar uma posição de destaque no universo contábil.

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