Transformação digital e os desafios que assombram os contadores

Recentemente, em uma conversa com contadores, foram discutidas as principais dificuldades enfrentadas na adoção da transformação digital no setor contábil. Muitos profissionais relataram que, apesar de reconhecerem a importância do digital, ainda encontram barreiras significativas para iniciar essa jornada.

Em seguida, aplicamos uma pesquisa em nosso site (provavelmente você já viu) para identificar o quanto essas dores eram sentidas  por todos. Os resultados da pesquisa trouxeram dados impactantes:

• 50% dos respondentes afirmaram que o maior obstáculo em ser digital está nos clientes, que não estão prontos para trabalhar com as tecnologias e processos digitais usados por seus escritórios. Ou seja, os clientes ainda são “analógicos” e presos a processos que envolvem papéis e, possivelmente, desorganização;
• 35% dos respondentes disseram que o desafio maior, no entanto, se concentra na própria equipe interna, que não está realmente apta para manusear as tecnologias e instruir os clientes no uso dessas soluções.

Estamos falando de um número expressivo aqui: em termos gerais, podemos dizer que cerca de 85% dos contadores está enfrentando esses desafios diariamente, e estão sendo impedidos de tornar os seus negócios digitais. 

Isso ligou um alerta: “O que podemos fazer para reverter esse cenário?”

Já faz tempo que a Contadores Digitais oferece programas de transformação digital para adaptar os escritórios à era digital com urgência. No entanto, precisamos ir mais a fundo nessa história para entender e descobrir qual primeiro passo deveria ser dado.

Nossa equipe, então, passou muitas horas analisando dados e conversando sobre o assunto, até que percebemos que, se os obstáculos estão atrelados aos clientes e ao próprio time interno, que precisam ser preparados para usar a tecnologia, só existe uma coisa a ser feita: digitalizar a equipe contábil para, em seguida, educar o cliente!  

O que significa digitalizar a equipe contábil

Sempre que falamos em digitalizar a equipe contábil, nos referimos à integração de tecnologias nos processos de trabalho, habilidades e cultura, para que os colaboradores possam ganhar mais eficiência na realização da contabilidade.

Muitos poderaão dizer: “Mas nós já usamos tecnologia no escritório!”

Sim, sabemos que muitos já utilizam, mas o que queremos trazer aqui são outros questionamentos importantes sobre esse assunto: 

• De todas as tecnologias que o seu escritório utiliza hoje, quais delas estão realmente gerando ROI?
• Seu time interno está conseguindo extrair o máximo potencial das soluções que o escritório já possui?

Entendemos que, quando falamos em transformação digital e digitalizar a equipe, a primeira coisa que as pessoas pensam é que implementar um software contábil basta e o problema de ser digital está resolvido. 

Mas não é só isso! Existe um outro elemento-chave nesse caminho que faz muita diferença: o interesse do time em QUERER ser digital.

Existe um profissional que você olha no seu time e pode dizer: “Esse aí domina a solução “x” e sabe como fazer o bom uso dela”?

Pode ser que você diga: “Ah, eu tenho funcionários que sabem usar a solução”, mas pare e reflita: Esses profissionais estão usando TUDO que a tecnologia tem a oferecer?

Geralmente, uma ferramenta possui inúmeros recursos que podem ser utilizados, no entanto, já foi comprovado que a maioria dos usuários não aproveita todas as suas funcionalidades, seja porque as desconhecem ou porque simplesmente não sabem como usá-las corretamente.

Veja o Excel, por exemplo. Ele é uma ferramenta mais antiga, mas podemos usá-lo para analisar dados, criar relatórios, automatizar processos como cálculos complexos, geração automática de relatórios, importação/exportação de dados, dentre outras ações interessantes. 

Contudo, quais são as pessoas que podem dizer que sabem, na prática, fazer tudo isso no Excel? 

É nesse ponto que queremos chegar. O escritório pode ter três, quatro, cinco ferramentas se assim quiser. Entretanto, se não estiver usando todas essas soluções ao máximo, ele estará apenas perdendo um dinheiro que poderia ser direcionado para outros fins mais importantes.

Digitalizar a equipe é abastecer o time com boas ferramentas, sim! Mas mais do que isso, é também:

• Instruí-los, para saberem usá-las em sua totalidade;
• Educá-los, para entenderem o poder de ser digital e ter interesse genuíno em aprender e evoluir com as soluções. 

E quanto a digitalizar o cliente contábil?

No caso do cliente, o trabalho é mais delicado porque estamos falando de terceiros que não estão em contato direto com o escritório. Eles têm seus próprios negócios para cuidar e outras preocupações, então a falta de tempo faz com que muitas vezes seja confortável manter processos tradicionais e ultrapassados.

Mas ser um trabalho mais delicado não significa ser um trabalho impossível. Assim como no caso da equipe, podemos preparar os clientes para verem todas as vantagens do digital e quererem abraçar por si próprios a inovação.

É claro que, nesse caso, o contador não poderá fazer isso sozinho, e eis o porquê de começarmos a digitalizar o time primeiro. Ao preparar a equipe, o contador consegue ter suporte para ir educando os clientes aos poucos, juntamente com esses profissionais que já validaram e dominaram as soluções.

Para explicar melhor como esse procedimento de educação funciona, vamos pegar o exemplo de um cliente que ainda leva malotes com documentos até o seu escritório. 

Quando esse cliente chega, alguém do seu time precisa dedicar um tempo para recebê-lo, separar os papéis, lançá-los na contabilidade e então preparar o arquivo, certo? Olhe quantos procedimentos são necessários apenas porque o cliente não quer ou não sabe como fazer o envio digital das informações. 

Agora, acrescente mais quatro ou cinco clientes em carteira que agem dessa mesma forma e qual será o resultado? Uma contabilidade lenta, improdutiva e pouco competitiva!

Nesse caso, o que poderia ser feito para instruir esse cliente e fazê-lo começar a usar a tecnologia?

Designar um membro do time contábil pode agendar uma reunião presencial (ou online) para mostrar a ele como fazer o procedimento de envio de informaões e documentos para a contabilidade. E em seguida, listar os ganhos que ele vai alcançar ao agir dessa forma nos meses seguintes:

• Mais agilidade na geração de guias e documentos contábeis para o governo;
• Menos deslocamento até o escritório;
• Menos custos para imprimir documentos;
• Menos espaço para armazenar papel;
• Menos riscos de extravio de informações fundamentais para a empresa.

Isso é apenas um exemplo e essa regra vale para praticamente tudo que envolve tecnologias. 

Como a Contadores Digitais digitaliza o time e também o cliente da contabilidade

Estamos certos de que a transformação digital traz consigo muitos desafios, e que em um primeiro momento, superá-los parece uma ação impossível. No entanto, os contadores não podem desistir de forma alguma. Eles precisam assumir o papel de solucionadores para vencer barreiras e transformar seus negócios verdadeiramente digitais e competitivos. 

Você quer fazer parte desse grupo de profissionais contábeis que estão crescendo?

Veja aqui como a Contadores Digitais pode ajudar você e sua equipe a terem um escritório 100% digital (incluindo a digitalização dos clientes).