Nada supera processos digitais quando o assunto é alcançar maior eficiência e precisão contábil. Ainda assim, existem escritórios que mantêm uma contabilidade tradicional, por acreditarem que adquirir vários softwares é suficiente para serem digitais.
Mas se tem uma coisa que o nosso time sabe e tem autoridade para falar, é que ser digital envolve muito mais do que só assinar e usar softwares. É preciso haver mudança de cultura, e também desestruturar processos analógicos para obter processos digitais completos “do cliente ao fisco”.
E como garantimos que todos os processos sejam realmente digitais?
Primeiramente, é necessário entendermos a diferença entre esses dois conceitos (processos digitais e processos analógicos), para então começar a transformar todo o ecossistema da empresa contábil em um universo digital.
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Diferenças entre processos analógicos e processos digitais na contabilidade
Processos analógicos na contabilidade envolve tudo aquilo que depende de papel, manuseio manual e procedimentos convencionais. Ou seja, qualquer tarefa que exige intervenção humana direta e não pode ser automatizada.
No seu escritório, esses processos podem incluir, por exemplo:
- Arquivamento físico de documentos;
- Conferência manual de dados;
- Comunicação via telefone com o seu cliente.
Já os processos digitais na contabilidade envolvem tudo aquilo que é automatizado, integrado e gerido por meio de ferramentas tecnológicas. Ou seja, qualquer operação que utiliza software para aumentar a eficiência e reduzir a necessidade de trabalho humano.
Usando o mesmo contexto do seu escritório contábil, aqui entram, por exemplo:
- Digitalização de documentos;
- Uso de sistemas integrados para gestão contábil;
- Comunicação através de plataformas digitais.
Por que existe dificuldade em ser digital na contabilidade?
Aplicamos uma pesquisa com nossos clientes e nela conseguimos coletar insights bem interessantes sobre os desafios de ser digital.
50% afirmaram que o maior obstáculo está nos clientes, que não estão prontos para trabalhar com as tecnologias e processos digitais usados pelo escritório.
35% disseram que o desafio, no entanto, está na própria equipe interna, que não está realmente apta para manusear as tecnologias e instruir os clientes no uso dessas soluções.
Desde que o termo transformação digital começou a ser debatido, muitos contadores acreditaram que a implementação de diferentes tipos de softwares seria suficiente para resolver os problemas do seu escritório. Eles pensaram que investir nas ferramentas seria suficiente para aumentar a produtividade e fazer o seu negócio crescer.
No entanto, só a aquisição das tecnologias têm mostrado não ser o bastante. A ideia de querer se transformar digitalmente — e se frustrar durante o processo — é geral.
Cerca de 70% das transformações digitais globais não são bem-sucedidas e não atingem seus objetivos, segundo o Boston Consulting Group – BCG). Veja mais sobre o que diz esse estudo:
As organizações geralmente focam apenas na estratégia que buscarão e no valor que esperam entregar em uma transformação. Mas, embora seja importante se concentrar na entrega de valor (o quê), as equipes também devem olhar para a mudança do comportamento e da mentalidade das pessoas (o como):
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- Cultura desejada: criar o ambiente certo para dar vida aos comportamentos-alvo;
- Engajamento das pessoas: apoiando, motivando e qualificando a organização;
- Capacitação de liderança: alinhando líderes e capacitando-os a conduzir a mudança;
- Certeza de execução: estabelecer uma transformação forte com as ferramentas e mecanismos para rastrear e entregar resultados.
Por que isso está acontecendo?
Nós dizemos que os processos analógicos são um dos principais fatores para a jornada de transformação estar sendo impactada.
As empresas têm tecnologias a disposição, mas a existência de pessoas, processos e clientes que ainda são analógicos está prejudicando a jornada de transformação. E como consequência, isso tem impedido que elas alcancem os resultados esperados com o digital.
O caso de João, que acreditava ser digital (mas ainda não é)
Para ficar mais simples de entender o porquê a transformação digital completa têm se mostrado um desafio moderno, vamos analisar um pequeno exemplo no contexto da contabilidade:
João é contador e não consegue crescer o seu negócio porque precisa resolver questões de produtividade.
Assim, ele assina vários softwares na expectativa de que as tecnologias ajudarão o seu time a produzir mais e melhor, em tempo hábil.
João descobre, no entanto, que não está conseguindo a produtividade que esperava com a aquisição das tecnologias. E o resultado disso? Ele começa a ter altos custos de manutenção dos softwares, além de perder dinheiro por não gerar produtividade.
Onde está o problema aqui? Por que João não está conseguindo um escritório produtivo mesmo com o apoio das soluções?
No caso do João, é provável que o problema esteja concentrado nesses dois pontos: seus clientes e o time interno.
Os clientes do João ainda são analógicos e não sabem usar as novas tecnologias na prática, o que impede que compartilhem informações sobre suas empresas de maneira ágil e digital com o time do seu escritório.
O time interno do João também pode estar enfrentando o mesmo problema com as tecnologias, não conseguindo usá-las corretamente, nem extraindo o máximo potencial delas ou garantindo que as ferramentas conversem entre si.
Essa falta de alinhamento é o que está fazendo com que o escritório do João viva um verdadeiro looping. Ele quer ser digital, mas não consegue alcançar isso porque existem outros fatores que não estão “ajudando”.
Como o problema do João pode ser solucionado?
O segredo para um escritório digital está na união desses três elementos-chaves:
Tecnologia + Processos + Pessoas
Logo, podemos dizer que se o João quer realmente resolver os problemas de produtividade e fazer crescer o seu escritório, ele precisa certificar que esses três pontos estejam em sintonia perfeita.
Em outras palavras, precisa garantir que todo o seu ecossistema de negócio esteja trabalhando de forma completa e totalmente digital.
Na prática, o que isso envolve?
- É preciso que as tecnologias certas sejam implementadas na sua rotina para atender às necessidades específicas do seu escritório. Nada de soluções que agregam pouco ou nada;
- É importante que o time interno adquira conhecimento para manusear as ferramentas corretamente e assim extraiam o máximo potencial delas;
- Os clientes precisam deixar de ser analógicos e começar a vivenciar a experiência digital;
- Todos os processos do escritório devem ser estruturados e automatizados, de tal forma que a execução das atividades seja mais ágil e eficiente.
Lembre-se:
A jornada para o digital DEPENDE desses pilares: PROCESSOS + TECNOLOGIAS + PESSOAS. Se uma dessas pontas estiver “solta”, nenhum ecossistema digital se sustentará, e ficará impossível para o João ou qualquer outro escritório contábil ser verdadeiramente digital.
Quero ter um escritório de contabilidade 100% digital, mas não sei por onde começar
O processo para ser ter um escritório contábil totalmente digital é desafiador, mas você não precisa estar sozinho nessa jornada.
Se você não quer continuar nesse looping, a Contadores Digitais convida você a iniciar seu processo de transformação digital que trata, justamente, dos três pilares mencionados acima (tecnologias + pessoas + processos), tornado-os todos verdadeiramente alinhados no seu escritório.
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Caso queira ler mais sobre transformação digital no escritório contábil, você também pode baixar nosso material exclusivo: “Como transformei minha contabilidade tradicional em 100% digital”, onde nossa CEO Lúcia Garcês conta sua própria experiência nesse processo.
