De dados a decisões: a gestão da inteligência em escritórios contábeis

A gestão da inteligência em escritórios contábeis envolve inúmeros detalhes e exige acesso rápido e organizado a informações.

No entanto, muitos escritórios ainda sofrem com a fragmentação de dados, comprometendo a eficiência da equipe. É comum vermos informações espalhadas por diversos lugares como: 

• Planilhas;
• E-mails;
• Arquivos físicos;
• E até mesmo na cabeça dos colaboradores. 

À primeira vista, essa fragmentação de inteligência não parece um problema, certo? Afinal, cada integrante realiza suas tarefas e pronto. Mas acredite, isso é um problema!

Imagine o seguinte cenário: Ana tem a sua carteira de clientes registrada em uma planilha, enquanto Bia, sua colega, mantém outra planilha. Quando uma delas sai de férias ou se desliga da empresa, o time enfrenta dificuldades para gerenciar as tarefas. Isso leva a atrasos, erros e à perda de eficiência.

Por que a fragmentação da inteligência é um problema?

Esse tipo de situação acontece com frequência nos escritórios de contabilidade. No entanto, ao aplicar uma gestão da inteligência em escritórios contábeis, você pode evitar esses problemas.

O fato de o contador e o seu time interno não terem um local específico para gerenciar e garantir a centralização do conhecimento pode fazer com que o escritório acabe lidando com erros, atrasos e ineficiência operacional.

Na sua empresa, por exemplo, você já deve ter se deparado com a seguinte situação: 

Um dos colaboradores tira férias e deixa algumas atividades pendentes para que o restante do seu time as execute. Na hora do “vamos ver”, a equipe encontra dificuldades para realizar os procedimentos porque aquelas tarefas não estão necessariamente atreladas à rotina deles. 

Resultado? Você se vê tentando lembrar de detalhes para auxiliar nas tarefas ou, pior, acaba mandando uma mensagem para o funcionário que deveria estar descansando, para tirar todas as dúvidas.

O mesmo desafio pode acontecer (ou até já pode ter acontecido) quando um dos colaboradores pede demissão, e um novo funcionário encontra dificuldade para seguir com as demandas. A fase de adaptação e o tempo que ele leva para realizar as atividades demoram muito, interrompendo o fluxo de trabalho. 

Esse tipo de situação é mais comum do que parece, mas veja bem, não é porque isso é comum nos outros escritórios que precisa ser assim no seu, concorda? 

Como resolver o problema da centralização da inteligência em escritórios contábeis?

Na Contadores Digitais, acreditamos que praticidade faz toda a diferença. Com o tempo, percebemos que a melhor forma de organizar e gerenciar conhecimento é com o uso de tecnologias e, também, criando playbooks para cada setor da empresa.

A centralização da inteligência por meio de playbooks permite que todos os processos fiquem registrados em um único local, acessível por toda a equipe. Esses guias organizam:

• Procedimentos padrão;
• Responsabilidades de cada colaborador;
• Ferramentas utilizadas;
• Prazos e etapas envolvidas.

Dessa forma, a equipe tem acesso às informações necessárias para executar tarefas e dar continuidade ao trabalho, mesmo na ausência de outros colegas. Isso fortalece a gestão da inteligência em escritórios contábeis e garante maior consistência nas operações.

Esses guias trazem tudo o que contadores, gestores e equipes precisam para realizar os processos contábeis de maneira prática e descomplicada.

Quais são os benefícios de criar um playbook?

A maior vantagem na criação de playbooks é que ninguém mais fica preso a informações espalhadas ou dependentes de uma única pessoa do time. 

Seja o contador, o gestor ou qualquer profissional envolvido na gestão de processos e clientes, todos podem acessar os playbooks sempre que precisarem entender como realizar uma tarefa ou seguir um fluxo específico.

Mas claro, dizer que o playbook serve apenas para organizar o curso das tarefas do escritório de contabilidade é um grande equívoco.

O fato dele tornar a inteligência do negócio acessível a todos, faz com que a empresa funcione de maneira mais fluida e desbloqueie outras vantagens interessantes:

• Acesso centralizado ao conhecimento: Toda a equipe pode consultar o playbook, garantindo que os processos sejam seguidos corretamente, independentemente de quem esteja disponível.
• Padronização e consistência: A padronização dos procedimentos melhora a eficiência operacional e reduz erros, promovendo uma execução mais segura e controlada.
• Visão estratégica: O gestor consegue ter uma visão geral das atividades do escritório, facilitando a gestão da inteligência em escritórios contábeis e apoiando tomadas de decisões mais informadas.
• Melhora na gestão da carteira de clientes: Com todos os dados de clientes centralizados, o time consegue acessar rapidamente as informações necessárias, eliminando a dependência de planilhas e e-mails.

Como o playbook ajuda na gestão da carteira de clientes?

Todo mundo sabe que a gestão da carteira de clientes é um dos pontos que mais demandam organização. 

Sem uma visão clara sobre as ações, as chances do time interno perder prazos ou deixar de acompanhar as pendências aumentam consideravelmente. Nesse ponto, como o playbook pode ajudar? 

Mantendo todos os processos de atendimento centralizados! Assim, quando um colaborador precisar acessar a carteira de um cliente, tudo estará ali, facilitando o trabalho dele sem que precise correr atrás de dados em planilhas ou e-mails.

Além disso, o playbook também pode ser usado para padronizar todas as interações. O funcionário saberá exatamente como proceder em cada situação e o que já foi feito, sem depender de outros colegas para explicar como pegar o “fio da meada”. 

Ferramentas para criação de playbooks

Para criar playbooks eficazes e garantir uma boa gestão da inteligência em escritórios contábeis, recomendamos o uso de ferramentas digitais. Duas plataformas se destacam nesse processo:

1. Notion

O Notion é uma plataforma digital de produtividade e organização que permite criar, armazenar e compartilhar informações de forma colaborativa, sendo ideal para criar playbooks e centralizar a gestão da inteligência em escritórios contábeis.

Ele oferece uma interface intuitiva onde é possível criar páginas personalizáveis, organizar tarefas, integrar prazos e anexar documentos, links e até vídeos.

O Notion possui um plano gratuito, ideal para indivíduos ou pequenas equipes, mas também conta com opções pagas para quem deseja mais funcionalidades e espaço de armazenamento.

O plano “Plus” custa cerca de USD 10 por usuário/mês e é recomendado para equipes que necessitam de maior capacidade de compartilhamento e integração.

Já o plano “Business”, com valor de USD 18 por usuário/mês, oferece recursos avançados, como permissões detalhadas e maior controle de segurança, sendo perfeito para escritórios que lidam com informações sensíveis.

2. Loop

O Loop é uma plataforma de gestão de processos voltada para organizar fluxos de trabalho de forma visual e eficiente, ideal para melhorar a gestão da inteligência em escritórios contábeis.

Com ele, você pode documentar todas as etapas dos processos, mapear responsabilidades e acompanhar o andamento das tarefas em tempo real, garantindo que nada saia do controle.

Uma das principais vantagens da ferramenta é sua interface visual, que facilita a visualização das tarefas e suas respectivas atribuições, tornando a colaboração entre equipes mais ágil e intuitiva.

Em termos de custo, o Loop oferece planos flexíveis, com uma versão gratuita limitada, ideal para pequenas equipes que estão começando a organizar seus processos.

Para escritórios maiores, o plano pago começa em torno de $15 por usuário/mês, oferecendo funcionalidades mais avançadas como automação de tarefas, integrações com outras ferramentas e maior suporte ao cliente.

Posso fazer um playbook físico ao invés de usar essas ferramentas?

Você até pode criar playbooks físicos, mas vamos explicar porque essa não é a melhor estratégia: 

No decorrer das atividades, é natural que os processos sejam revistos, novas informações precisem ser adicionadas e novas pessoas tenham que ter acesso aos materiais.

Como você vai otimizar a atualização do conteúdo dos playbooks, compartilhar o conhecimento com todos e ainda fazer a gestão da inteligência, sendo que os materiais impressos podem ficar obsoletos rapidamente e nem sempre estarem acessíveis? Além disso, o quanto de papel e tinta seria preciso para distribuir esses Playbooks no seu escritório?

Difícil, não é?! Pode virar uma bagunça!

Ferramentas digitais como o Notion e o Loop garantem que todos os dados sejam atualizados em tempo real e acessíveis de qualquer lugar pelos gestores e seus colaboradores, independentemente de onde eles estejam.

Por isso, recomendamos que seu escritório conte com os benefícios da tecnologia e sempre utilize ferramentas digitais, pois é a partir delas que vamos:

• Manter dados atualizados;
• Compartilhar informações com o time sem complicações;
• Assegurar a disponibilidade do playbook, mesmo para quem está fora da empresa (afinal são ferramentas de gestão online).

Manter a curiosidade sobre as inovações na contabilidade é uma forma de manter o seu escritório moderno e digital.

Como a Contadores Digitais ajuda a organizar a gestão da inteligência em seu escritório contábil

Na Contadores Digitais, entendemos que a gestão da inteligência em escritórios contábeis é essencial para maximizar a eficiência operacional e minimizar erros.

Nosso programa Transformação Digital Master (TDM) inclui a educação de times, implementação de métodos e ferramentas para que a gestão de inteligência em seu escritório seja um sucesso.

Se você está pronto para transformar a forma como gerencia as informações do seu escritório e deseja saber mais sobre como o TDM pode beneficiar sua operação contábil, descubra como a Contadores Digitais pode levar seu escritório ao próximo nível!

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