Como tornar o escritório contábil mais inteligente?

A decisão de tornar o escritório de contabilidade mais inteligente parte da premissa que o contador não quer mais atuar apenas como um executor de tarefas financeiras, mas ser um parceiro estratégico que ajuda seu cliente a gerir melhor os negócios e tomar decisões fundamentadas em dados.

Muitos escritórios contábeis já iniciaram sua jornada rumo à transformação digital porque decidiram oferecer mais que os serviços tradicionais. Entretanto, ainda assim existe uma parcela de contadores que mantêm a mesma rotina de trabalho porque não sabem como dar o primeiro passo, nem entregar algo diferente do que já vem sendo entregue.

Para ajudar os profissionais de contabilidade nessa caminhada de transformação — de tornar o escritório tradicional em um escritório mais inteligente —, escrevemos o artigo de hoje explicando quais são os procedimentos necessários para realizar essa mudança. 

Neste artigo, nós também esclarecemos porque as etapas garantem mais inteligência aos escritórios de contabilidade, e como o contador pode acelerar esse processo de transformação com a Contadores Digitais!

Mas antes, o que é um escritório inteligente

O escritório inteligente é aquele que decidiu inovar e incorporar a tecnologia em seu dia a dia, utilizando os dados para tomar decisões estratégicas, tanto para as operações e gestão de sua empresa quanto para seus clientes.

Essas tecnologias e práticas avançadas incluem, por exemplo:

• Incluir automação para eliminar os trabalhos manuais e repetitivos;
• Utilizar  sistemas contábeis baseados na nuvem para acessar informações de qualquer lugar e a qualquer hora;
• Implementar plataformas de comunicação digital para manter um contato mais próximo com os clientes;
• Usar algoritmos de IA e Machine Learning (Aprendizado de Máquina) para analisar dados e fazer previsões de tendências financeiras;
• Aplicar a IA para monitorar as operações da empresa e garantir que estejam em conformidade com as leis e regulamentos;
• Usar chatbots e assistentes virtuais baseados em IA para fornecer suporte em tempo real para dúvidas e consultas contábeis;
• Digitalizar documentos para facilitar o armazenamento, o acesso e a recuperação de informações.

Por que ter um escritório inteligente é uma necessidade atual

Se tem uma coisa que temos assistido nos últimos anos foi o avanço com que as tecnologias de Inteligência Artificial, Big Data e Analytics passaram a integrar o mundo corporativo. 

Indústrias, varejo, saúde, logística, agronegócio, enfim. Diferentes setores estão aplicando essas e outras inovações para conseguirem atender mais demandas, obter maior retorno sobre os investimentos e sobressair em seus nichos de atuação.

Desde que a profissão contábil nasceu, o contador sempre foi responsável por instruir os empresários nas diversas áreas e atividades de seus negócios. É ele que monitora a saúde financeira da empresa, garante a conformidade com as regulamentações fiscais, e fornece insights valiosos para a tomada de decisões. 

Vendo que as empresas em geral estão se adaptando às novas tecnologias, e sendo o contador essencial para elas, não seria sensato que os escritórios de contabilidade acompanhassem as inovações para andarem lado a lado com seus clientes?

Em um cenário ideal, essa seria a decisão acertada. No entanto, o receio da mudança é, ainda, um obstáculo que barra as iniciativas de transformação digital nos escritórios.

5 passos para tornar o escritório inteligente

Tornar o escritório de contabilidade mais inteligente requer que o contador invista em novas tecnologias e práticas para deixar sua atuação mais ágil e fundamentada em dados. 

Contudo, precisamos entender que a jornada não parte desse princípio, sendo importante que o profissional mude primeiramente sua mentalidade para assegurar que sua forma de atuação e entrega de serviços será diferenciada.

Para aqueles que estão na jornada, o caminho pode parecer desafiador, mas se esse for o seu caso, não se apavore. Seguindo as etapas abaixo, asseguramos que o seu escritório será uma empresa contábil mais inteligente em apenas algumas poucas semanas.

1. Entenda que a profissão do contador não é apenas operacional

Mesmo que tenha sido instruído a agir dessa forma, o contador não é um profissional contratado apenas para executar atividades operacionais. Por ser aquele que está mais familiarizado com as operações dos empresários, ele é o mais apto a orientar o cliente na gestão do seu negócio.

Como compreender isso torna o escritório mais inteligente? A resposta é simples! Esse entendimento modifica a forma com que o contador se enxerga e se posiciona diante dos clientes, assumindo um papel muito mais consultivo e estratégico.

2. Agilize a compreensão sobre os dados

Se tem uma coisa que os escritórios contábeis possuem é acesso a dados. São centenas de informações, relatórios, balancetes, guias e indicadores que mostram exatamente qual é o status atual de uma empresa e o seu nível de maturidade.

A questão é que a quantidade de dados nunca foi pré-requisito para entregar um serviço diferenciado, mas sim a agilidade com que as informações são processadas, analisadas e transmitidas aos clientes. 

Atualmente, essa agilidade pode ser alcançada com o apoio de ferramentas de Analytics, Big Data e Inteligência Artificial, que permitem ao contador entregar informações verdadeiramente úteis no tempo que o cliente pede e precisa!

3. Conquiste mais agilidade com automação

Como o contador vai conseguir se reunir com seus clientes e discutir estratégias, se a sua agenda sempre está lotada de tarefas rotineiras? Ele simplesmente não consegue!

O uso de softwares de automação é indispensável para automatizar lançamento de dados, fazer conciliação bancária e realizar o processamento de folha de pagamento, garantindo mais tempo para o contador atender cada um dos empresários.

Como a automação torna o escritório de contabilidade mais inteligente? Ela aumenta a produtividade e eficiência, reduz erros, agiliza processos internos e permite que os times se concentrem na prestação de uma contabilidade mais consultiva.

4. Esteja na nuvem para obter flexibilidade

A nuvem é uma tecnologia que pode ser acessada por qualquer dispositivo desde que tenha conexão com a internet. 

Como nem sempre o cliente vai ter disponibilidade para se dirigir até o escritório físico, o contador poderá ir de encontro até o seu cliente sem ter que se preocupar com sua localização, afinal, ele terá acesso remoto às informações e a colaboração em tempo real com o seu time.

5. Digitalize documentos

Mesmo que estejamos vivendo a era digital, muitos escritórios ainda mantêm um arquivo físico de documentos. Esse arquivo acarreta custos adicionais desnecessários, risco de perdas e danos, e por muitas vezes, atraso no acesso às informações.

Digitalizar os documentos é uma das etapas mais importantes para deixar o escritório de contabilidade mais inteligente, pois é a partir dessa ação que o contador e o seu time interno terão acesso praticamente instantâneo aos dados.

Contadores Digitais: transformando escritórios tradicionais em negócios inteligentes

A Contadores Digitais nasceu com um único objetivo: ajudar os escritórios de contabilidade a se transformarem digitalmente, para que se tornem referências no mundo contábil e possam crescer de forma sustentável. 

Como o processo de transformação digital ainda é uma novidade para muitos contadores, a Contadores Digitais desenvolveu uma metodologia única capaz de modificar o modelo tradicional dos escritórios em apenas 8 semanas, através do programa Transformação Digital Master (TDM). 

A metodologia já foi testada e aprovada por centenas de empresas contábeis, como a HS Contabilidade Consultiva e a Prossiga Contabilidade.

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